Cuando trabajo con empresarios me doy cuenta de que la organización es uno de los principales problemas comunes entre todos. No es raro escuchar que sienten que pasan la mayor parte de su tiempo apagando incendios y al final del día están agotados y sintiéndose improductivos, y con la interminable lista de tareas por hacer aún sin tocar.
¿Por qué nos cuesta tanto organizarnos? Uno de los principales errores es que dedicamos la mayor parte de nuestro tiempo a tareas urgentes en lugar de las importantes. El primer paso para organizarse es dedicar tiempo para planificar. Esto por sí solo es una de las tareas más importantes que debemos realizar semanalmente, si no a diario. El segundo paso es priorizar los trabajos necesarios. Esto permite llegar primero a las cosas importantes creando un flujo de trabajo que eliminará lentamente los “asuntos urgentes” de última hora que ocupan la mayor parte de tu día.
Hay muchos métodos y trucos para organizar el trabajo, sin embargo, encuentro que el que mejor me funciona y que recomiendo a todos mis clientes es GTD (Getting Things Done) de David Allen.
Allen nos muestra los pasos para una vida productiva y libre de estrés, mostrándonos cómo organizar no solo nuestro tiempo, sino también nuestro espacio, y qué herramientas necesitamos para hacerlo. Desde la planificación de proyectos hasta la toma de decisiones, este sistema ayuda a comprender cómo un flujo de trabajo debidamente organizado te hará más eficiente, productivo y libre de estrés, mientras ganas tiempo para poder disfrutar de la vida.
Una de las principales ideas que nos describe David Allen es lo importante de recopilar todo lo que llama tu atención en un sitio. Necesitas sacártelo de la cabeza y ponerlo en papel o en formato digital. No significa que tengas que hacer todo de inmediato, pero todo lo que tienes en la cabeza debe ser depositado en tu "bandeja de entrada". Esto creará automáticamente una sensación de libertad a medida que liberamos nuestra mente de esta presión.
Una vez que hayamos terminado con nuestra "bandeja de entrada", debemos hacernos las siguientes preguntas:
- ¿Qué es? Parece una pregunta tonta pero verás que te ayudará a definir el siguiente flujo de trabajo
- ¿Es procesable?
Si no se requiere ninguna acción, entonces tienes tres posibilidades:
- Información potencialmente útil
- No se necesita ninguna acción ahora, pero tal vez haga falta en el futuro
- Es basura y ya no se necesita
Si es procesable, entonces tiene tres opciones:
- Hazlo de inmediato si tardas menos de dos minutos
- Delegarlo. Si vas a tardar más de dos minutos, pregúntate si eres la persona indicada para hacerlo y si no, delega en el responsable.
- Aplazarlo. Si vas a tardar más de dos minutos y eres la persona adecuada para realizar la tarea, programa la acción.
Esto es solo un pequeño resumen de lo que Allen nos explica en su libro, pero si lo pruebas, verás cómo tus días se vuelven más productivos y libres de estrés.
“Las cosas rara vez se paralizan por falta de tiempo; se paralizan porque no se ha definido cómo hacerlas.” David Allen
María Martínez
Coach y consultora de empresas
